Vous êtes dans : Accueil Vie associative Un document unique pour organiser une manifestation

Un document unique pour organiser une manifestation

C'est nouveau et plus pratique !

Ce document permet d’accompagner les organisateurs d’une manifestation à formaliser leurs besoins, notamment pour  :
- Réserver une salle communale
- Demander du matériel,
- Une demande d’autorisation d’ouverture temporaire d’un débit de boissons,
- Une déclaration préalable d’une vente au déballage,
- Une demande d’interdiction de stationnement ou de circulation,
- Une demande de raccordements électricité/eau,
- Une demande de diffusion d’un message annonçant la manifestation sur les panneaux lumineux, site internet de la Ville ou sur l’agenda du journal de Ville «  Chaumont Info  »

Un seul interlocuteur  !
- Le service Vie associative ☎ 03.25.30.59.60 ou 03.25.30.59.77 ou par mail
Qui se charge d’adresser les demandes aux différents services de la Ville concernés.

Une fois les dossiers traités, le service renvoie à l’organisateur, l’intégralité de ses demandes.
Ce document unique tient lieu également de convention entre l’organisateur et la Ville pour la mise à disposition d’une salle communale et/ou de matériel.
Pour la réservation d’une salle municipale vous devez prendre contact avec le service Vie associative afin de vérifier les disponibilités. Une option de réservation est alors posée, valable 15 jours, passé ce délai sans confirmation via le document unique, cette option est automatiquement annulée.
Environ 8 jours avant la manifestation, un agent de la Direction Logistique, prendra contact avec vous, afin de convenir de rendez-vous pour les états des lieux entrant et sortant.

 

Le document doit être impérativement accompagné du(des) chèque(s) de caution et de(s) l’attestation(s) d’assurance(s) correspondant(e)s à la/ou les demandes, faute de quoi la/les réservations ne sera (ont) pas pris(ent) en compte.

Merci de remplir un imprimé par lieu de manifestation et de n’imprimer que les feuilles qui concernent vos demandes.
 (ex.  : pour une foire qui se déroule en centre-ville, avec une exposition à ‘l’Espace Bouchardon ⇨
Remplir un document de réservation «  salles communales  » + un document «  autres  » (préciser centre-ville)
Règlement de mise à disposition du matériel communal (pdf - 266,29 ko)

 

Ce document est disponible  :
- A l’accueil du C’SAM, 
- A l’accueil de l’Hôtel de Ville
- Téléchargeable ci-dessous (format word ou pdf)

Document unique Word 2018 (document - 143,95 ko)

Document unique 2018 (pdf - 813,04 ko)

Ce document est susceptible d’évoluer, afin de répondre au mieux à vos demandes

 

Partager cette page